Les démarches en cas de décès

1.  Prendre rendez-vous avec un notaire pour l’ouverture du dossier

Il est recommandé aux héritiers de contacter un notaire dans les 15 jours suivant le décès afin de fixer un premier rendez-vous à l’office. Même si tous les héritiers ne peuvent pas y assister, ce premier rendez-vous permet au notaire de faire la connaissance de la famille du défunt et des personnes se présentant spontanément comme ses héritiers. Il lui permet aussi de faire un rapide tour d’horizon du patrimoine du défunt.
Le notaire dispose de 6 mois à compter du décès pour établir et déposer la déclaration de succession auprès des services fiscaux.

2.  La constitution du dossier de succession

Au vu des documents fournis par les héritiers : acte de décès et livret de famille, le notaire ouvre le dossier de succession. Avec l’acte de décès, il interroge le Fichier central des dernières volontés (FCDDV) pour connaître l’existence d’un éventuel testament ou d’une donation entre époux. Il vérifie les déclarations faites par la famille du défunt et les personnes s’étant présentées comme ses héritiers, ainsi que les informations qu’elles lui ont fournies ; il demande les extraits d’acte de naissance et de mariage du défunt et des héritiers.

Il interroge les banques, pour connaître l’état des comptes du défunt et de son conjoint au jour du décès, mais aussi les compagnies d’assurance, pour connaître le montant des primes versées par le défunt après son 70e anniversaire et la situation des contrats du conjoint survivant non dénoués par suite du décès. Il informe les caisses de retraite du décès.

3.  La signature de l’acte de notoriété

Le deuxième rendez-vous est celui de la signature de l’acte de notoriété par le conjoint survivant et les héritiers. Cet acte indique quels sont les héritiers du défunt et détermine les proportions dans lesquelles ils héritent. Il s’agit d’un moment solennel, puisque les héritiers y déclarent qu’il n’en existe pas d’autres qu’eux à leur connaissance, sous peine de sanction en cas de déclaration mensongère.

Le notaire peut ensuite délivrer une attestation dévolutive, c’est-à-dire un résumé de l’acte de notoriété, aux héritiers en cas de besoin.

S’il a entre-temps, pu obtenir les réponses des banques, il pourra avec l’accord du conjoint et des héritiers, en même temps qu’il leur enverra une copie de l’acte de notoriété, leur donner des instructions pour transférer certains comptes au profit du conjoint ou, au contraire, en demander la clôture et le versement des fonds en son office. Il conseillera les héritiers sur l’utilité de faire ou non un inventaire, d’accepter ou de renoncer à la succession (si celle-ci devait être déficitaire), aidera le conjoint à faire son choix quant à l’option qu’il devra exercer (la totalité en usufruit, un quart en pleine propriété ou une quotité plus importante en cas d’existence d’une donation entre époux) et informera les héritiers des conséquences de cette option.

4.  La préparation de la déclaration de succession

Le notaire réunit tous les documents utiles afin de calculer les droits de succession dus par les héritiers, le conjoint survivant en étant, lui exonéré.

Concernant les biens immobiliers, le notaire demande aux héritiers de lui fournir les titres de propriété (actes d’achat, actes de donation, attestation de propriété immobilière après décès, etc.) et fait des recherches auprès des services du cadastre ou de la conservation des hypothèques s’ils ne les possèdent pas. Il leur demande également de lui communiquer la valeur de ces biens et peut leur proposer d’en faire l’estimation, en s’appuyant sur les bases de données notariales.

Le notaire déduit le passif de l’actif, en vérifiant notamment les éléments déductibles ou, au contraire, réintègre à l’actif les sommes qui étaient dues au défunt mais qui ne lui avaient pas encore été versées : il en est ainsi, notamment, des prorata de retraite ou des loyers dus au décès mais non encore encaissés à cette date. Le notaire doit également tenir compte des donations consenties depuis moins de 15 ans par le défunt à ses héritiers, lesquelles vont diminuer d’autant l’abattement disponible de chacun d’entre eux.

5.  La signature des actes de succession

Un troisième et dernier rendez-vous a généralement lieu 4 à 6 mois après de décès pour une succession ne posant pas de difficultés particulières. C’est le moment de la signature des actes de succession dont l’attestation de propriété immobilière constatant la transmission des biens immobiliers au profit des héritiers, contenant option par le conjoint survivant.

Lors de ce rendez-vous, le notaire fait signer au conjoint et aux héritiers la déclaration de succession qu’il déposera en même temps que le montant des droits de succession éventuellement exigibles auprès de l’administration fiscale. Celle-ci lui adressera ensuite un certificat d’acquittement des droits ou de non-exigibilité.

Enfin, pour les biens loués, le notaire informe le locataire ; pour les immeubles en copropriété, il contacte le syndic. S’agissant des véhicules, il délivre aux héritiers une attestation pour qu’ils puissent faire les démarches auprès de la préfecture et immatriculer le véhicule à leur nom.